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Den Firmenumzug organisieren und durchführen
Ein Firmenumzug ist eine logistische Großaufgabe – soll doch der Geschäftsbetrieb möglichst nahtlos weitergehen und vom Umzug nach außen kaum etwas zu bemerken sein. Eine gute Planung ist hier also unverzichtbar. Starten Sie damit möglichst früh – 3-4 Monate vor dem eigentlichen Termin – damit Sie genügend Zeit haben, alle Abläufe so zu organisieren, dass der Geschäftsbetrieb möglichst wenig gestört wird.
Als praktisches Planungstool können Sie hierfür den kostenlosen Online-Umzugskalender nutzen, auf den auch Ihre Mitarbeiter Zugriff erhalten können. So ist sichergestellt, dass alle jederzeit über den aktuellen Stand der Planungen informiert sind.
Planung und Organisation des Firmenumzugs
Für die Vorbereitung des Firmenumzugs empfiehlt sich ein Einbeziehen der Mitarbeiter. Damit tun Sie einerseits etwas für die Mitarbeiterbindung und stellen andererseits sicher, dass die viele Arbeit auf mehrere Schultern verteilt ist und keine Aufgabe vergessen wird.
Am besten bilden Sie hier drei Teams: Team 1 kümmert sich um die Ausstattung, Funktionalität und Optik der neuen Betriebsräume. Dazu sollten die neuen Räume genau unter die Lupe genommen und im Team besprochen werden, wo auch eventuelle Arbeitsabläufe durch die neuen räumlichen Gegebenheiten optimiert werden können. Das Beschaffen von neuen Möbeln sowie das Erstellen von Raumplänen gehört ebenfalls zu den Aufgaben dieses Teams.
Team 2 ist dann für das Finden, Beauftragen und Koordinieren einer geeigneten Spedition verantwortlich. Angebote von Umzugsunternehmen, die sich auf Büroumzüge spezialisiert haben, können schnell und kostenlos im Internet gefunden und verglichen werden. Dabei gilt es auch zu beachten, welche Aufgaben die Spedition beim Firmenumzug genau übernehmen soll: Sollen die Umzugskartons selbst gepackt werden? Helfen die Mitarbeiter beim Tragen? Und wie sieht es mit der Versicherung des Umzugsgutes aus? Ein wichtiges Thema ist hierbei auch der Umzug der EDV-Anlagen und -geräte.
Team 3 übernimmt die Formalien wie das Informieren von Kunden und Zulieferern, die Koordination von Versorgungsunternehmen und das Ummelden. Hier ist auch das Marketing gefragt – ein Firmenumzug kann gut genutzt werden, um Kontakt zu alten und neuen Kunden aufzunehmen und sich als Firma wieder ins Gedächtnis zu bringen. Möglicherweise kann der Umzug auch mit einer Einweihungsparty enden, zu der Kunden und Geschäftspartner eingeladen werden.
Terminierung und Durchführung des Firmenumzugs
Der Umzug selbst sollte am besten an einem Samstag stattfinden – so lassen sich bis Freitag noch alle anstehenden Arbeiten erledigen und am Sonntag der "Feinschliff" durchführen, sodass am Montag - wenn alles gut geht - der normale Geschäftsbetrieb wieder starten kann. Zeitintensive bzw. an eine klare Deadline gebundene Arbeiten sollten Sie versuchen, in die Woche vor bzw. nach dem Umzug zu verlegen, sodass eventuelle Verzögerungen aufgefangen werden können.
Für den Umzugstag sollten Sie für die Spedition einen genauen Raumplan erstellen und die Umzugskartons und die Möbel entsprechend beschriften oder idealerweise farblich markieren. So ist sichergestellt, dass auch die richtigen Dinge reibungslos und schnell in die richtigen Räume gelangen. Die EDV sollte dabei von einem Fachmann "umgezogen" werden, denn hier ergeben sich oft Problemstellungen, die ein Laie so nicht überblicken kann. Zudem sollte ein Mitarbeiter für die EDV zuständig sein, der am Umzugstag mit dem Fachmann zusammen den EDV-Umzug vornimmt.
Falls der Firmenumzug nicht an einem Wochenende stattfinden kann, sollten Sie sicherstellen, dass am Umzugstag im alten Büro eine Notbesetzung von Mitarbeitern vor Ort ist, die Anfragen beantworten kann und eventuell noch ein bisschen Tagesgeschäft erledigt. Allen nicht direkt am Umzug beteiligten Mitarbeitern geben Sie lieber frei.